第一条 为了更好地加强学生档案管理，切实维护学生档案的完整性和真实性，提高学生档案的利用效率，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，特制定本规定。

第二条 归档材料：1、高中转入档案材料；2、团组组关系；3、学生学籍卡；4、学生入学体检表；5、学生军训鉴定表6、高校毕业生登记表；7、学生成绩卡；8、党的积极分子登记表9、入党志愿书；10、优秀学生登记表；11、单项奖；12、处分决定；13、学期道德银行储蓄情况登记卡；14、就业报到通知书；15、大学录取通知书；16、其它。

第三条 归档时间：1、新生入学时，由学生本人将档案转交各院学办；2、各院学办按录取名单核对无误后，按学号、专业、班级顺序排列存入本院系档案室，（本人党、团材料入学时未带者，由本人负责向原学校索取，一学期内归档。档案材料不全的学生，由各院学办负责帮助催缴限其在二个月内把所缺材料送到档案室归档）；3、各学院办在学生报到完毕后将学生档案交与各辅导员熟悉学生情况并建立相应的台帐。4、每学期期末由学工部会同档案馆对学生档案进行检查评比，检查完毕后学生档案移交二级学院办；5毕业生档案原则上在当年的7月初由本院系整理完毕后移交档案馆，原则上档案馆保留毕业生档案1年，1年未领取档案的将按相关规定办理。

第四条 档案借阅：1、各院主管学生工作的专职干部、辅导员均可借阅本院的学生档案。外单位需查阅时须持有介绍信，并说明查询内容和目的，经有关领导批准方可查阅；2、档案原则上不外借，一般仅限在档案室内查阅，需借出时须说明理由经有关领导批准后方可借出，并注意保密，保管好案卷；3、借阅档案时，须办理借阅手续，按期归还；4、凡借阅的档案要严格保管，遵守保密制度，不得私自复印、拍照，不得拆卷、涂改、划记号、沾污撕页，更不能将档案交本人或亲属翻；5、档案归还时，档案员要仔细检查看是否有掉页、涂改等现象，核对无误后方可办理相关手续。

第五条 档案保管与转递：1、学生档案由校学生工作处档案室会同校档案馆统一管理，定期进行收集、整理、检查和归档；2、学生档案保管范围包括在籍、休学、退学、开除学籍、死亡、出国学生档案和积存无处转递的档案；3、学生毕业后，因特殊原因档案暂留档案室的免费保管一年，超过一年每年按人才中心档案费标准收取保管费；4、学生档案由专人保管，管理人员要严守保密纪律，对档案材料要专柜严格保管，经常检查，按照档案保管规范予以保管，防止火烧、虫咬、水湿、磨破、丢失、差错、混乱等现象；5、应届毕业生考取士官和本科学校的，录取单位提前调档时，必须持有调档函，由档案室发档；6、用人单位提取毕业生档案时，必须持单位人事部门介绍信和本人身份证（工作证），方可提取档案；7、签约国企、行政事业等单位的学生档案可在学生离校后，由学校就业处会同档案馆发往毕业生派遣所在地，；签约其他单位的学生可在离校之日起至8月20日凭有效证件之一（报到证、身份证、毕业证）来档案馆取档。

第六条 本规定自公布之日起实施。

第七条 本规定由校学生工作处负责解释。